직장 생활 시작한지 벌써 N년차가 되었는데도 여전히 보고서 작성에 어려움을 겪고 계신가요? 후배들에게 보고서 작성법을 알려주기는 커녕, 여전히 보고서 제출할 때마다 팀장에게 혼날까 걱정이신가요? 걱정하지 마세요. 이 글에서 여러분의 보고서 작성 스킬을 즉시 업그레이드할 수 있는 실용적인 팁들을 알려드리겠습니다.
보고서 작성 필수 프로세스
성공한 모든 사람들에게 자신만의 업무 루틴이 있듯이 칭찬받는 보고서 작성에는 독특한 루틴, 즉 반드시 따라야 할 프로세스가 있습니다. 여러분이 업무지시를 받은 이후 따라야 할 필수 프로세스를 알려드리겠습니다.
1단계 : 보고서의 목적 명확히 하기
보고서 작성의 첫 단계는 목적을 명확히 하는 것입니다. 보고서를 왜 작성하는지,
누구에게 보고하는지 먼저 파악해야 합니다. 보고서 작성의 목적은 크게 3가지로
분류됩니다.
- 현황파악을 위한 보고서
- 의사결정을 위한 보고서
- 문제 해결 방안을 제시하는 보고서
목적을 명확히 파악하면 보고서의 구조를 잡을 때 핵심에 집중할 수 있습니다.
2단계 : 보고서 구조 잡기
칭찬받는 보고서는 명확한 구조를 가집니다. 일반적으로 다음과 같은 구조를 따릅니다.
- 제목
- (요약)
- 목차
- 배경/현황
- 문제점 분석/이슈 분석
- 개선 방안/의사결정 사항
- 기대 효과
- 결론
현황파악 보고서
현황파악을 위한 보고서의 경우는 배경/현황에 구체적인 내용이 담겨야 하며, 세부적인 내용은 별첨을 활용하여 충분한 정보가 전달될 수 있도록 해야 합니다. 또한 단순히 현상을 설명하는 데서 그치지 말고, 문제점 분석을 통해 나름의 인사이트까지 제공하는 것이 좋습니다. 개선 방안이나 기대 효과는 일반적으로 포함되지 않습니다.
의사결정 보고서
의사결정을 위한 보고서에서는 보고의 필용성에 대해 어느 정도 사내 공감대가 형성된 경우가 대부분이기 때문에 배경/현황에 대해서는 짧고 명확하게만 언급하면 됩니다. 반면 문제점 분석과 개선 방안, 기대 효과에 대해서 논리적이고 설득력 있게 작성되어야 합니다. 경영진들의 의사결정을 위한 보고서인 만큼, 표현은 간결하고 명료해야 하며 정확한 근거를 표시해야 합니다.
문제해결 보고서
문제 해결 방안을 제시하는 보고서의 경우, 구조 자체는 의사결정을 위한 보고서와 같습니다. 다만, 앞선 의사결정 보고서가 주로 경영진을 대상으로 작성되는데 반해, 문제 해결 보고서는 실무자나 팀장급을 대상으로 작성됩니다. 따라서 문제점 분석과 개선 방안, 기대 효과가 구체적으로 표현되어야 하며, 디테일한 수치 및 근거가 두루 포함되어야 합니다.
3단계 : 핵심 메시지 작성하기
보고서 구조를 잡은 다음 바로 진행해야 하는 프로세스는 보고서의 스토리라인을 잡는 것입니다. 이 부분을 헷갈려하시는 분들이 많은데요. 절대로 자료 조사 먼저 시작하면 안됩니다. 업무지시를 받고 최대한 빠른 시점에 핵심 문장들로 구성된 보고서의 스토리라인을 잡아야 합니다.
'뭔가 알아야 쓸 것 아니에요?' 물론 그 말도 맞지만, 회사생활을 하면서 정말로 백지상태로 업무지시를 받는 경우는 거의 없습니다. 일단 나에게 업무지시가 왔다는 것은 내가 이 업무에 비교적 적합하다는 팀장의 판단이 있었다는 것을 의미합니다. 정말 아무짝에도 쓸모가 없을 것 같다면 애시당초 업무지시를 내리지도 않았을 겁니다.
현재 알고 있는 기초지식에 몇 가지 가정을 더해 보고서의 핵심 메세지를 작성해 봅니다. 예를들면 이런 식입니다. 신규 상품의 적정 판매가를 검토하라는 지시가 있었다면, 일단 '배경-이슈분석-의사결정 사항-기대 효과-결론'이라는 구조를 잡고 각 내용에 맞는 핵심 메시지를 작성해보는 겁니다.
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배경
- 최근 당사 R&D 부서에서 다이어트 효과가 있는 입욕제를 개발했습니다
- 생산부서 검토 결과, 내년 1분기에 출시 가능합니다
- 시장 상황 및 타겟 소비자 분석을 통해 적정 판매가를 검토하고자 합니다
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이슈분석
- 다이어트에 관심 있는 소비층과 입욕제를 주로 사용하는 소비층을 교차 분석한 결과 OOO이 주요 타겟층일 것으로 판단됩니다.
- 다이어트 관련 상품의 유형별 가격대와 기능별 입욕제의 가격대를 파악해본 결과 OOO 수준의 가격대가 형성되어 있습니다.
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의사결정
- 기존 시장에 없던 혁신적인 기능성과 편리한 다이어트라는 실용성을 부각하여 타입욕제 대비 OO% 더 높은 가격대를 설정하고자 합니다
- 최근 유행하는 OO 다이어트 방식에 비해 사용기간 당 비용이 OO% 저렴하다는 측면에서 경쟁력이 있을 것으로 판단됩니다.
- 다만, 기존 입욕제 대비 고가의 포지셔닝이므로 소득수준이 상대적으로 높은 OO을 핵심 타겟으로 선정하고 향후 고객층을 확장해 나가고자 합니다.
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기대효과
- 현재 핵심 타겟층은 OO명으로 OO% 마켓 점유 시, 연간 OO억의 매출 달성이 가능할 것으로 예상됩니다.
- 고객 확장을 고려하면 향후 5년간 기대 매출을 OO억원입니다.
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결론
- 내년 1분기 출시까지 남은 기간 동안 OO 고객층을 대상으로 패키지 및 광고 개발, 유통 채널 확보 등의 업무를 진행하겠습니다.
('ONE PAGE 정리기술' 예시 참조)
위와 같은 방식으로 10~15문장 정도의 핵심 메시지를 빠르게 작성해보는 겁니다. 추가 자료 검색 없이 약 1시간 이내로 진행하는 것을 추천합니다. 이 과정을 거치면 다음과 같은 장점이 있습니다.
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업무 추진 속도 증가
- 보고서의 큰 틀을 잡아놓으면 이후 업무 속도가 빨라집니다 -
필요 데이터 구체화
- 스토리라인에서 필요한 데이터가 무엇인지 보다 구체적으로 알 수 있습니다
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보고의 목적 명확화
- 스토리라인 상 모호한 부분을 팀장에게 질문하여 보고의 목적을 명확히 할 수 있습니다
4단계 : 데이터 확인하며 보고서 작성하기
핵심 메시지까지 작성했다면 이제부터 본격적인 보고서 작성이 시작됩니다. 4단계 돌입하기 전에 작성된 핵심 메시지를 팀장에게 간단히 보고하는 것을 추천드립니다. 팀장이 생각한 보고의 방향성과 차이가 있다면 빠른 시기에 이를 바로잡을 수 있을 뿐더러, 팀장의 피드백을 반영할 수 있는 기회를 얻게 됩니다.
보고서 작성 시 유의사항
핵심을 먼저 전달하자
바쁜 상사들은 긴 보고서를 꼼꼼히 읽을 여유가 없습니다. 그래서 핵심 내용을 먼저 전달하는 것이 중요합니다.
- 보고서의 분량이 많다면 목차 앞에 요약을 포함해서 보고서의 핵심을 간단명료하게 정리하세요
- 각 섹션의 첫 문장에 핵심 메시지를 담으세요
- 결론을 먼저 제시하고 이를 뒷받침하는 근거를 나열하세요
간결하고 명확한 문장 쓰기
보고서는 문학 작품이 아닙니다. 화려한 수식어나 복잡한 문장 구조는 피하고, 간결하고 명확한 문장을 사용하세요. 모호한 표현도 피해야 합니다. 문장에서 그 표현이 있는 경우와 없는 경우의 의미 차이를 비교해 보세요. 큰 차이가 느껴지지 않는다면 필요 없는 표현이거나 좀 더 구체적으로 수정되어야 하는 내용입니다.
객관적 근거 제시하기
주장이나 제안을 할 때는 반드시 객관적인 근거를 함께 제시해야 합니다.
- 신뢰할 수 있는 출처의 통계 자료 활용
- 구체적인 사례나 벤치마킹 결과 언급
- 내부 데이터 분석 결과 제시
보고서 검토하기
작성이 끝났다고 바로 보고서를 제출하지 마세요. 끝났다고 생각하는 순간, 다시 한번 꼼꼼히 읽어보며 논리상 헛점이나 오탈자 등을 확인하세요. 언제나 수정해야 할 부분이 나옵니다.
결론
보고서 작성은 연습이 필요한 스킬입니다. 이 가이드를 참고하여 연습한다면, 보고서 작성 실력이 생각보다 빠르게 향상될 것입니다. 칭찬받는 보고서를 작성하기 위해 필요한 것은 천재적인 재능이 아니라 필요한 프로세스를 빠짐없이 수행하는 성실함입니다.
